La comunicazione di cambio IBAN serve a informare clienti, fornitori e altri soggetti che devono effettuare un pagamento delle nuove coordinate di accredito. Per evitare bonifici diretti al conto precedente, conviene indicare chiaramente da quando il nuovo IBAN deve essere utilizzato e quali rapporti riguarda. Il fac simile seguente è una comunicazione organizzativa: non modifica da solo il contratto o gli strumenti di addebito già attivi.

Quali dati indicare

Riporta nome o ragione sociale del beneficiario, codice fiscale o partita IVA quando utile a identificare il rapporto, nuovo IBAN, intestatario del conto e data di decorrenza. Aggiungi il riferimento al contratto o al codice cliente. Non inviare estratti conto completi quando basta comunicare le coordinate: possono contenere movimenti e informazioni estranee alla richiesta.

Fac simile comunicazione cambio IBAN

OGGETTO: VARIAZIONE COORDINATE BANCARIE PER I PAGAMENTI. Spett.le [destinatario], con riferimento al rapporto [contratto/codice cliente], comunico che dal [data] i pagamenti a favore di [intestatario] dovranno essere effettuati utilizzando le seguenti coordinate: IBAN [nuovo IBAN], banca [denominazione], intestatario [nome o ragione sociale]. La variazione riguarda [fatture/compensi/altri pagamenti specificati]. Per disposizioni già eseguite o in lavorazione, vi invito a contattarmi prima di effettuare un nuovo pagamento. Chiedo conferma dell’aggiornamento dell’anagrafica. Per verificare la comunicazione potete utilizzare il recapito già noto [recapito]. Luogo, data e firma.

Come inviare e verificare la comunicazione

Utilizza il canale normalmente previsto nel rapporto, come portale fornitori o indirizzo aziendale conosciuto. Conserva copia dell’invio e della conferma. Il destinatario dovrebbe verificare una variazione inattesa attraverso un contatto già noto, soprattutto prima di un pagamento importante. Non condividere password, PIN o codici temporanei: non servono per aggiornare un’anagrafica di pagamento.

Bonifici già inviati e addebiti diretti

Prima di chiudere il vecchio conto verifica pagamenti in arrivo e operazioni pendenti con la banca. Una comunicazione al cliente non sposta automaticamente un bonifico già disposto. Per domiciliazioni e addebiti diretti segui la procedura del creditore o della banca: comunicare un IBAN per gli accrediti è un’operazione distinta dall’aggiornamento di un mandato di addebito.

Errori da evitare

Controlla ogni carattere dell’IBAN, l’intestazione e la decorrenza; evita di inserire coordinate diverse tra email, fattura e allegati. Per proteggere i pagamenti consulta la campagna Occhio alle truffe della Banca d’Italia. Per altri documenti consulta la raccolta di modelli e fac simile.

FOTO ILLUSTRATIVA: Zulfugar Karimov / UNSPLASH.