Gli errori nella fattura elettronica possono impedire la consegna al cliente o richiedere un documento di correzione. Il primo controllo da fare è leggere la ricevuta del Sistema di Interscambio (SdI): il messaggio indica se il file è stato consegnato, non recapitato oppure scartato.

Fattura scartata: che cosa significa

Quando il SdI rileva un errore nei controlli formali, invia una ricevuta di scarto. La fattura scartata si considera non emessa: occorre correggere il problema e trasmettere nuovamente il file. Tra le cause frequenti ci sono partita IVA o codice fiscale inesistenti, codice destinatario non coerente, numero già utilizzato, dati obbligatori mancanti e incongruenze tra imponibile, aliquota e imposta.

Come correggere gli errori più frequenti

• Partita IVA o codice fiscale errati: controllare i dati del cliente e correggere l’anagrafica.
• Codice destinatario o PEC: verificare l’indirizzo telematico e compilare i campi secondo le specifiche SdI.
• Numero duplicato: controllare la numerazione e le ricevute precedenti.
• Imponibile e IVA incoerenti: verificare aliquota, natura dell’operazione e arrotondamenti.
• File non conforme: controllare formato XML e campi obbligatori.

Entro quando inviare di nuovo la fattura

Per la fattura scartata, la prassi dell’Agenzia delle Entrate indica la possibilità di ritrasmettere il documento corretto entro cinque giorni dalla notifica dello scarto, mantenendo, quando possibile, data e numero originari. Il termine va valutato in relazione al caso concreto e alle regole di emissione. Se la regolarizzazione avviene oltre i termini, occorre verificare l’eventuale violazione e la possibilità di ricorrere al ravvedimento operoso.

Fattura non consegnata: è diversa dallo scarto

La ricevuta di impossibilità di consegna non equivale a uno scarto. In questo caso il SdI ha accettato la fattura, ma non è riuscito a recapitarla al destinatario. Il documento resta emesso e viene messo a disposizione nell’area riservata del cliente; il cedente deve informare il destinatario secondo le modalità previste.

Quando serve una nota di credito

Se la fattura è stata accettata dal SdI ma contiene un errore sostanziale che richiede una variazione dell’imponibile o dell’imposta, può essere necessario emettere una nota di variazione ai sensi dell’articolo 26 del DPR 633/1972 e, se occorre, una nuova fattura. Non si emette una nota di credito per il solo fatto che un file è stato scartato: il documento scartato non è stato emesso.

Controlli prima del nuovo invio

Conserva la ricevuta, correggi i campi errati, verifica numerazione e data, quindi controlla l’esito del nuovo invio. Le ricevute del SdI sono parte essenziale della documentazione da conservare.

Fonti: Agenzia delle Entrate – guida alla fatturazione elettronica; guida al ravvedimento operoso.